Khi doanh nghiệp cần đến ngân hàng để xử lý các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh, họ sẽ cần chuẩn bị các loại giấy tờ phù hợp cho từng mục đích khác nhau. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin về các hồ sơ mà doanh nghiệp cần có để đảm bảo rằng mọi giao dịch diễn ra suôn sẻ và tuân thủ các quy định pháp luật.
Mục lục
1. Hồ sơ cần chuẩn bị khi mở tài khoản ngân hàng
Thông thường, khi doanh nghiệp quyết định mở tài khoản ngân hàng thì sẽ cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:
- Giấy đề nghị mở tài khoản theo Mẫu của ngân hàng mà doanh nghiệp sẽ mở tài khoản
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
- CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng/người phụ trách kế toán
- CMND/CCCD của chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng
- Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng yêu cầu về giấy tờ có thể thay đổi tùy theo quy định của từng ngân hàng đối với đặc điểm của từng nhóm doanh nghiệp nhỏ, vừa hoặc lớn. Đặc biệt trong trường hợp mở tài khoản online, doanh nghiệp cũng cần cung cấp hồ sơ bản mềm để thực hiện quy trình một cách dễ dàng.
Với sự phức tạp của các quy định và yêu cầu, việc tìm hiểu kỹ về quy trình mở tài khoản doanh nghiệp là rất cần thiết, điều này giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định, tiết kiệm thời gian xử lý.
2. Hồ sơ cần chuẩn bị khi vay vốn hoặc tín dụng ngân hàng
Danh sách các giấy tờ và thông tin thường có trong hồ sơ vay vốn của doanh nghiệp có thể bao gồm:
1 – Hồ sơ pháp lý
- Giấy phép thành lập công ty/Giấy chứng nhận kinh doanh/Giấy chứng nhận đầu tư.
- Điều lệ công ty
- CMND/CCCD/Hộ chiếu và sổ đăng ký hộ khẩu của người đại diện pháp luật hoặc đại diện vay tiền
- Quyết định bổ nhiệm giám đốc và kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán)
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế
2 – Hồ sơ báo cáo tài chính
- Báo cáo tài chính của công ty (kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, ghi chú chú giải, …) ít nhất 2 năm gần nhất
- Báo cáo thuế gần đây.
- Thông tin về khách hàng lớn, hợp đồng kinh doanh đang có, nhà cung cấp và các yếu tố liên quan đến hoạt động kinh doanh.
- Hợp đồng sử dụng lao động (nếu có)
3 – Kế hoạch sử dụng và trả vốn vay
- Mô tả cụ thể về mục đích sử dụng số tiền vay.
- Kế hoạch hoặc dự án mà vốn vay sẽ được đầu tư vào.
- Phương án hoạt động kinh doanh có hiệu quả để đảm bảo có thể trả nợ
- Kế hoạch trả nợ ngân hàng
4 – Tài sản đảm bảo (nếu có)
- Tài liệu có giá trị: trái phiếu, cổ phiếu, chứng chỉ góp vốn,…
- Bất động sản: giấy tờ chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ đỏ,…
- Các tài sản có giá trị: ô tô, máy móc, thiết bị, hợp đồng mua bán hàng hoá,…
Lưu ý rằng một số giấy tờ có thể chỉ yêu cầu khi vay vốn hoặc tín dụng nhất định, tùy thuộc vào quy định của từng ngân hàng. Ngoài ra, các yêu cầu về giấy tờ có thể thay đổi dựa trên mức độ vốn vay, loại dịch vụ tín dụng, hoặc nguyên tắc nội bộ của ngân hàng,…
Một điều quan trọng cần chú ý là có thể có yêu cầu về việc người đại diện của doanh nghiệp phải có mặt tại ngân hàng để thực hiện quá trình vay vốn hoặc tín dụng nhằm đảm bảo tính xác thực và tránh các hoạt động gian lận.
3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi sao kê tài khoản
Tùy thuộc vào từng ngân hàng, thủ tục nhận sao kê có thể có những yêu cầu khác nhau. Những hướng dẫn tổng quát từ phần lớn ngân hàng tại Việt Nam liên quan đến những giấy tờ cần có khi thực hiện yêu cầu bản sao kê tài khoản doanh nghiệp gồm:
- Các giấy tờ cá nhân như CMND CCCD, Hộ chiếu, Visa, Thẻ ATM,…
- Biểu mẫu thực hiện thủ tục yêu cầu sao kê mà ngân hàng cung cấp.
Sau khi khách hàng nhận được bản sao kê, hãy kiểm tra xem biên bản có chứa đầy đủ thông tin thiết yếu hay chưa vì bản sao kê phải có dấu mộc thì mới được coi là hợp pháp và có giá trị.
4. Hồ sơ cần chuẩn bị khi thực hiện giao dịch quốc tế
Có 4 phương thức giao dịch được sử dụng phổ biến, các giấy tờ cơ bản có thể kể đến gồm:
1 – Thanh toán bằng phương thức chuyển tiền trực tiếp (T/T)
- Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp (Giấy đăng ký kinh doanh, Giấy phép thành lập,…)
- Giấy đề nghị chuyển tiền theo mẫu của ngân hàng
- Hợp đồng ngoại thương
- Giấy phép nhập khẩu/hạn ngạch
- Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu (nếu nhập uỷ thác)
- Tờ khai hải quan nhập hàng
2 – Thanh toán bằng phương thức thư tín dụng nhập khẩu
- Giấy đề nghị mở thư tín dụng theo mẫu của ngân hàng
- Hợp đồng ngoại thương
- Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu (nếu nhập uỷ thác)
- Giấy phép nhập khẩu/hạn ngạch
3 – Thanh toán bằng phương thức thư tín dụng xuất khẩu
- Bản chính thư tín dụng xuất và các tu chỉnh (nếu có)
- Bộ chứng từ xuất theo quy định trên thư tín dụng, tu chỉnh thư tín dụng
- Hợp đồng chiết khấu (mẫu của ngân hàng)
- Phiếu xuất trình chứng từ hàng xuất (mẫu của ngân hàng)
4 – Thanh toán bằng phương thức nhờ thu
- Bộ chứng từ nhờ thu
- Thư nhờ thu do ngân hàng nước ngoài gửi về ngân hàng trong nước thực hiện giao dịch (nếu nhập khẩu)
- Phiếu xuất trình chứng từ hàng xuất (nếu xuất khẩu)
Như vậy, trong quá trình hoạt động kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp, việc chuẩn bị hồ sơ là một phần không thể thiếu để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật. Mỗi ngân hàng sẽ có yêu cầu quy định riêng về hồ sơ, vì thế các doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ để chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và không bị mất quá nhiều thời gian thực hiện thủ tục.
